Ei! Você sabe onde está aquele arquivo?
Não sei, vê se está naquela pasta.
Não está!
Peraí, acho que tenho na minha máquina.
Vixi! Não está aqui também.
Você, ou sua equipe já passaram por essa situação?
Se não perderam o arquivo, pelo menos demoraram muito tempo para encontrá-lo, certo?
Pois é, nossa correria do dia a dia muitas vezes não faz a gente enxergar o óbvio, a organização dos nossos materiais é essencial para a melhoria do nosso fluxo de trabalho, ainda mais quando trabalhamos em equipe.
Porém, a implementação dessa nova cultura individualmente e coletivamente, não é uma tarefa fácil, pois compreende uma mudança na maneira como trabalhamos.
Mas calma, nada disso é impossível, e como prova nós do Huntag listamos 5 dicas eficazes que com certeza te ajudarão a modificar a cultura da empresa, potencializando o uso da nova tecnologia e a produtividade de toda a equipe.
1- Foque nos “poderosos”: antes de começar a implementar a cultura da organização e gestão dos seus materiais na equipe, você precisa focar nos grandes pilares que fomentam a empresa, ou seja, diretores, gerentes, coordenadores, etc. Uma mudança cultural requer adaptação e flexibilidade, e precisa começar de cima para baixo. A empresa inteira precisa aceitar a era digital como parte de sua missão, visão e valores.
2- Torne oficial para a equipe: Deixe claro para a equipe a importância, o objetivo e os benefícios que a organização dos materiais trará para a empresa e principalmente para a produtividade e criatividade no dia a dia de todos os envolvidos nos projetos. Incentive e crie um ambiente colaborativo, tornando sua equipe engajada em trabalhar lado a lado para a melhoria dos processos.
3- Defina o tempo e os recursos: Com a implementação de uma organização e gestão dos materiais, é necessário investir o tempo da equipe para organizar todos os dados já existentes. Isso irá facilitar e agilizar os processos em cada projeto, então separe um período no calendário para que a organização dos arquivos seja executada pela equipe.
4- Engaje a sua equipe: Com o calendário em mãos, alinhe com sua equipe os passos necessários para a organização dos materiais. Engaje-a criando um padrão de cadastro com nomes, tags e descritivos que irão usar, ou até propondo metas de cadastro. Isso tornará o processo de organização e busca dos arquivos mais ágil para todos.
5- Divida as prioridades: Veja com sua equipe quais arquivos podem ser organizados primeiro. Por exemplo, se sua empresa trabalha com compras de banco de imagens, iniciar um processo de organização desses arquivos é muito relevante, pode evitar novas compras, redução de planos contratados e consequentemente rentabilidade para sua empresa.
Essas são apenas algumas dicas que podem nos ajudar no dia a dia da organização dos nossos materiais, e o uso de ferramentas que auxiliam esses processos, como o Huntag, podem facilitar muito essa nova cultura.
Quer conhecer nosso trabalho? Envie um e-mail para: contato@huntag.com.br ou através do nosso formulário.
Vem com a gente!
Let’s hunt, let’s tag!
