Centralize para Descentralizar: como a Huntag otimiza os processos internos de marketing e comunicação

Os conteúdos, sejam eles de imagens, textos, vídeos, áudios ou qualquer outro dos formatos possíveis, são cruciais para as estratégias dos times de marketing e comunicação e, contar com ferramentas direcionadas para gerenciar esses diversos ativos faz toda a diferença para produtividade e resultados das equipes.

Segundo dados do PwC e do Radicati Group, pelo menos um mês a cada ano é perdido por gestores que precisam procurar informações devido a armazenamento inadequado e desorganização de arquivos. Mais do que isso, os profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% das suas jornadas buscando por essas informações.

Quando falamos em organização, produção e gestão de conteúdo dentro de um time de marketing é muito mais do que ter pastas e canais de comunicação soltos, mas sim investir em processos e estratégias do processo completo e é justamente no centro da estratégia que a Huntag atua dentro da necessidade de cada cliente.

Acompanhe e saiba como nossa missão de otimizar conteúdos e processos é feita na prática!

A estratégia de centralização de processos

Muitas são as necessidades e processos dentro dos times de comunicação e o conteúdo é essencial para que todas elas funcionem, não é mesmo? O grande problema atual dos negócios é que, com o altíssimo volume de informações existentes, muitas delas ficam perdidas e nem todos têm acesso correto.

Mais do que isso, há grande falta de organização e as demandas demoram para serem visualizadas ou aprovadas e é por isso que é preciso ir um passo além, aprimorando a estratégia e o setor.

Esse tão importante e necessário passo para que os conteúdos estejam adequados, estruturados e disponíveis para todos no negócio é a gestão e centralização de conteúdos, que se trata de um processo que envolve planejamento, criação, revisão, publicação, promoção, mensuração e hospedagem de todas as informações do setor.

Quando falamos dessa centralização é muito mais do que criar pastas compartilhadas ou listas com palavras-chave para que o conteúdo seja mais facilmente encontrado, mas sim organizar de fato o que existe e criar processo para que as equipes conversem entre si dentro de suas tarefas e necessidades.

Vamos pensar de forma mais prática e realista para um time de comunicação e marketing: suponha que você tem um ecommerce e dentro dessa loja virtual diversos são os produtos, categorias, especificações técnicas, vídeos e formas de expor produtos/marcas.

Mais do que isso, existem ainda demandas de eventos, e-mails, promoções em redes sociais, lojas físicas, apoio aos times internos e comunicações e ações para o público interno.

Muitas são as ações que acontecem ao mesmo tempo e, mesmo que cada integrante do time tenha uma responsabilidade definida, é importante que as pessoas conversem umas com as outras e que as informações sejam organizadas e disponíveis, afinal, o trabalho de comunicação e marketing é um trabalho em conjunto para seu resultado.

Pensando em cada uma dessas macro tarefas que citamos (e em muitas outras que você sabe que existe em seu dia a dia e se identifica em seu cenário), onde estão todas as imagens, documentos, vídeos, conteúdos, workflow de aprovação e acompanhamento?

Qualquer pessoa no seu time é capaz de encontrar o que precisa de forma prática e eficiente ou é preciso ficar buscando e-mails, mensagens em aplicativos que se misturam com vida pessoal ou horas são perdidas nas pastas?

E mais ainda do que as pessoas do seu time, outros profissionais envolvidos nos processos conseguem encontrar o que necessitam? É exaustivo e contraprodutivo que os times de marketing sempre tenham que parar o que estão fazendo para atender a equipe comercial, de atendimento e outros parceiros e horas são perdidas em buscas de informações que poderiam ser facilmente distribuídas.

Nenhum conteúdo é eficiente se não houver organização adequada e a dificuldade em encontrar arquivos é um sinal de alerta para seu time passa por alguns desses cenários que citamos até aqui.

De acordo com uma pesquisa Content Management & Strategy, as principais razões pelas quais uma empresa não olha para o gerenciamento de conteúdo são: Falta de processos (68%), as lideranças não olham para isso como prioridade (61%), falta de investimento financeiro em recursos e cultura organizacional (47%), a liderança não vê o conteúdo como algo que precisa ser gerenciado estrategicamente (41%) e mudanças de gerenciamento (21%) e se sua empresa ainda não olha para esse processo, é hora de virar a chave e pensar no futuro do seus times!

 

Como a Huntag vai te ajudar na prática?

Como estamos ressaltando, muito mais do que ter conteúdos, é preciso atualização, coerência, organização, comunicação, resultados e acompanhamento para que os times performem e atinjam todas as metas e objetivos do negócio.

Para isso, mais do que ter um processo, é preciso ter ferramentas que suportem cada passo do processo e a Huntag vai ser essencial em seu negócio: a Huntag é a plataforma ideal de Gestão de Ativos Digitais – ou o DAM, Digital Asset Management, grande tendência do mercado atual.

Em outras palavras, nossa solução é uma plataforma de armazenamento, organização e gestão e vai muito além de apenas um armazenador de dados, sendo um completo gerenciador de ativos digitais.

Antes de falarmos de funcionalidades em si, listamos alguns – dos muitos – benefícios que seu time ganha com o sistema de gestão de ativos digitais da Huntag:

Muda a rotina de organização e centralização de conteúdos

É claro que essa é uma das grandes vantagens da Huntag e do DAM, afinal, ter uma grande quantidade de arquivos e demandas é sempre um problema na hora de organizar e gerenciar.

Com nossa plataforma, o negócio ganha em separação por categorias, segmentação por tags e equipes, busca em formato facilitado, eliminação de conteúdos duplicados, entre tantos outros.

 

Otimiza o tempo e reduz erros

Quando os profissionais precisam procurar em diversas pastas ou e-mails por informações, além de longos tempos perdidos há grandes chances de erros e falhas na comunicação entre equipes e clientes.

Ao oferecer um local com fácil acesso ao que o colaborador quer e precisa – quando realmente é importante para ele – o trabalho passa a ser feito de forma ágil, assertiva e com grande redução de erros.

 

Facilita o fluxo de trabalho dos times

Criar conteúdos demanda diversas etapas, desde pedido, criação, revisão, refação até a aprovação e uso de fatos e ter um fluxo de trabalho alinhado e definido é crucial para que todos saibam para onde irão em suas funções e cumpram com todas as necessidades.

O fluxo de trabalho é a ordem natural que deve ser seguida, com uma sequência de etapas fundamentais ao êxito de alguma tarefa ou projeto e é possível utilizá-lo dentro do Digital Asset Management para que o gerenciamento e organização dos seus ativos digitais fiquem ainda mais simplificados e assertivos.

Um estudo com mais de mil trabalhadores nos EUA descobriu que 42% do conhecimento não é compartilhado e é exclusivo às pessoas, ou seja, se elas não estão presentes ou acabam deixando o emprego, seus colegas não conseguem realizar quase metade do trabalho.

Além disso, a pesquisa também afirma que eles perdem 5,3 horas todas as semanas esperando por informações fundamentais a sua função, ou reaprendendo o conhecimento.

Isso ocasiona projetos atrasados, oportunidades perdidas, frustração entre os funcionários e impacto significativo e negativo nos resultados financeiros.

Quanto mais se centraliza a comunicação e se compartilha o conhecimento, menor o tempo de trabalho e menores as refações, o que resulta em produtividade e resultados com qualidade mais polida aos seus clientes.

 

Dá autonomia e melhora a comunicação dos colaboradores

Com uma plataforma em que todos podem ter acesso, podem pedir e acompanhar conteúdos, as pessoas ganham mais autonomia em suas funções. Aquele problema que citamos dos times pedindo itens para times de marketing é eliminado e o desgaste, tempo perdido e erros deixam de ser um grande problema na rotina.

Ao ter um local com tudo o que for necessário, o colaborador acha sozinho as informações que pode ter acesso em poucos cliques, ganhando autonomia nas suas funções e rotinas.

Aumenta a segurança em seu ambiente

Com o Digital Asset Management cada usuário terá seu tipo de permissão para acesso às informações, e é possível ter relatórios para controle de quem está fazendo o download ou upload dos materiais no sistema.

Através dessa gestão o compartilhamento fica mais seguro e as empresas conseguem ter uma visão do ciclo de vida dos seus ativos, saber quantas vezes ele foi utilizado, e por quem, o auxilia no processo de planejamento de um projeto.

Huntag e funcionalidades que atuam para otimizar seus processos

Deu para perceber como o DAM faz sentido para seu time de comunicação e marketing, não é mesmo? Como citamos, muitos são os benefícios percebidos pelo negócio e todos eles são conquistados através de funcionalidades e tecnologias combinadas em duas ferramentas poderosas que acompanham o ciclo de vida do seu conteúdo com:

• Criação, validação e aprovação;
• Gestão, organização e distribuição;
• Reaproveitamento, economia de tempo e de dinheiro.