Centralize para Descentralizar

Centralize para Descentralizar: como a Huntag otimiza os processos internos de marketing e comunicação

Equipe Huntag

Os conteúdos, sejam eles de imagens, textos, vídeos, áudios ou qualquer outro dos formatos possíveis, são cruciais para as estratégias dos times de marketing e comunicação e, contar com ferramentas direcionadas para gerenciar esses diversos ativos faz toda a diferença para produtividade e resultados das equipes.

Segundo dados do PwC e do Radicati Group, pelo menos um mês a cada ano é perdido por gestores que precisam procurar informações devido a armazenamento inadequado e desorganização de arquivos. Mais do que isso, os profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% das suas jornadas buscando por essas informações.

Quando falamos em organização, produção e gestão de conteúdo dentro de um time de marketing é muito mais do que ter pastas e canais de comunicação soltos, mas sim investir em processos e estratégias do processo completo e é justamente no centro da estratégia que a Huntag atua dentro da necessidade de cada cliente.

Acompanhe e saiba como nossa missão de otimizar conteúdos e processos é feita na prática!


A estratégia de centralização de processos

Muitas são as necessidades e processos dentro dos times de comunicação e o conteúdo é essencial para que todas elas funcionem, não é mesmo? O grande problema atual dos negócios é que, com o altíssimo volume de informações existentes, muitas delas ficam perdidas e nem todos têm acesso correto.

Mais do que isso, há grande falta de organização e as demandas demoram para serem visualizadas ou aprovadas e é por isso que é preciso ir um passo além, aprimorando a estratégia e o setor.

Esse tão importante e necessário passo para que os conteúdos estejam adequados, estruturados e disponíveis para todos no negócio é a gestão e centralização de conteúdos, que se trata de um processo que envolve planejamento, criação, revisão, publicação, promoção, mensuração e hospedagem de todas as informações do setor.

Quando falamos dessa centralização é muito mais do que criar pastas compartilhadas ou listas com palavras-chave para que o conteúdo seja mais facilmente encontrado, mas sim organizar de fato o que existe e criar processo para que as equipes conversem entre si dentro de suas tarefas e necessidades.

Vamos pensar de forma mais prática e realista para um time de comunicação e marketing: suponha que você tem um ecommerce e dentro dessa loja virtual diversos são os produtos, categorias, especificações técnicas, vídeos e formas de expor produtos/marcas.

Mais do que isso, existem ainda demandas de eventos, e-mails, promoções em redes sociais, lojas físicas, apoio aos times internos e comunicações e ações para o público interno.

Muitas são as ações que acontecem ao mesmo tempo e, mesmo que cada integrante do time tenha uma responsabilidade definida, é importante que as pessoas conversem umas com as outras e que as informações sejam organizadas e disponíveis, afinal, o trabalho de comunicação e marketing é um trabalho em conjunto para seu resultado.

Pensando em cada uma dessas macro tarefas que citamos (e em muitas outras que você sabe que existe em seu dia a dia e se identifica em seu cenário), onde estão todas as imagens, documentos, vídeos, conteúdos, workflow de aprovação e acompanhamento?

Qualquer pessoa no seu time é capaz de encontrar o que precisa de forma prática e eficiente ou é preciso ficar buscando e-mails, mensagens em aplicativos que se misturam com vida pessoal ou horas são perdidas nas pastas?

E mais ainda do que as pessoas do seu time, outros profissionais envolvidos nos processos conseguem encontrar o que necessitam? É exaustivo e contraprodutivo que os times de marketing sempre tenham que parar o que estão fazendo para atender a equipe comercial, de atendimento e outros parceiros e horas são perdidas em buscas de informações que poderiam ser facilmente distribuídas.

Nenhum conteúdo é eficiente se não houver organização adequada e a dificuldade em encontrar arquivos é um sinal de alerta para seu time passa por alguns desses cenários que citamos até aqui.

De acordo com uma pesquisa Content Management & Strategy, as principais razões pelas quais uma empresa não olha para o gerenciamento de conteúdo são: Falta de processos (68%), as lideranças não olham para isso como prioridade (61%), falta de investimento financeiro em recursos e cultura organizacional (47%), a liderança não vê o conteúdo como algo que precisa ser gerenciado estrategicamente (41%) e mudanças de gerenciamento (21%) e se sua empresa ainda não olha para esse processo, é hora de virar a chave e pensar no futuro do seus times!

 

Como a Huntag vai te ajudar na prática?

Como estamos ressaltando, muito mais do que ter conteúdos, é preciso atualização, coerência, organização, comunicação, resultados e acompanhamento para que os times performem e atinjam todas as metas e objetivos do negócio.

Para isso, mais do que ter um processo, é preciso ter ferramentas que suportem cada passo do processo e a Huntag vai ser essencial em seu negócio: a Huntag é a plataforma ideal de Gestão de Ativos Digitais – ou o DAM, Digital Asset Management, grande tendência do mercado atual.

Em outras palavras, nossa solução é uma plataforma de armazenamento, organização e gestão e vai muito além de apenas um armazenador de dados, sendo um completo gerenciador de ativos digitais.

Antes de falarmos de funcionalidades em si, listamos alguns – dos muitos – benefícios que seu time ganha com o sistema de gestão de ativos digitais da Huntag:

Muda a rotina de organização e centralização de conteúdos

É claro que essa é uma das grandes vantagens da Huntag e do DAM, afinal, ter uma grande quantidade de arquivos e demandas é sempre um problema na hora de organizar e gerenciar.

Com nossa plataforma, o negócio ganha em separação por categorias, segmentação por tags e equipes, busca em formato facilitado, eliminação de conteúdos duplicados, entre tantos outros.

 

Otimiza o tempo e reduz erros

Quando os profissionais precisam procurar em diversas pastas ou e-mails por informações, além de longos tempos perdidos há grandes chances de erros e falhas na comunicação entre equipes e clientes.

Ao oferecer um local com fácil acesso ao que o colaborador quer e precisa – quando realmente é importante para ele – o trabalho passa a ser feito de forma ágil, assertiva e com grande redução de erros.

 

Facilita o fluxo de trabalho dos times

Criar conteúdos demanda diversas etapas, desde pedido, criação, revisão, refação até a aprovação e uso de fatos e ter um fluxo de trabalho alinhado e definido é crucial para que todos saibam para onde irão em suas funções e cumpram com todas as necessidades.

O fluxo de trabalho é a ordem natural que deve ser seguida, com uma sequência de etapas fundamentais ao êxito de alguma tarefa ou projeto e é possível utilizá-lo dentro do Digital Asset Management para que o gerenciamento e organização dos seus ativos digitais fiquem ainda mais simplificados e assertivos.

Um estudo com mais de mil trabalhadores nos EUA descobriu que 42% do conhecimento não é compartilhado e é exclusivo às pessoas, ou seja, se elas não estão presentes ou acabam deixando o emprego, seus colegas não conseguem realizar quase metade do trabalho.

Além disso, a pesquisa também afirma que eles perdem 5,3 horas todas as semanas esperando por informações fundamentais a sua função, ou reaprendendo o conhecimento.

Isso ocasiona projetos atrasados, oportunidades perdidas, frustração entre os funcionários e impacto significativo e negativo nos resultados financeiros.

Quanto mais se centraliza a comunicação e se compartilha o conhecimento, menor o tempo de trabalho e menores as refações, o que resulta em produtividade e resultados com qualidade mais polida aos seus clientes.

 

Dá autonomia e melhora a comunicação dos colaboradores

Com uma plataforma em que todos podem ter acesso, podem pedir e acompanhar conteúdos, as pessoas ganham mais autonomia em suas funções. Aquele problema que citamos dos times pedindo itens para times de marketing é eliminado e o desgaste, tempo perdido e erros deixam de ser um grande problema na rotina.

Ao ter um local com tudo o que for necessário, o colaborador acha sozinho as informações que pode ter acesso em poucos cliques, ganhando autonomia nas suas funções e rotinas.


Aumenta a segurança em seu ambiente

Com o Digital Asset Management cada usuário terá seu tipo de permissão para acesso às informações, e é possível ter relatórios para controle de quem está fazendo o download ou upload dos materiais no sistema.

Através dessa gestão o compartilhamento fica mais seguro e as empresas conseguem ter uma visão do ciclo de vida dos seus ativos, saber quantas vezes ele foi utilizado, e por quem, o auxilia no processo de planejamento de um projeto.


Huntag e funcionalidades que atuam para otimizar seus processos

Deu para perceber como o DAM faz sentido para seu time de comunicação e marketing, não é mesmo? Como citamos, muitos são os benefícios percebidos pelo negócio e todos eles são conquistados através de funcionalidades e tecnologias combinadas em duas ferramentas poderosas que acompanham o ciclo de vida do seu conteúdo com:

  • Criação, validação e aprovação;
  • Gestão, organização e distribuição;
  • Reaproveitamento, economia de tempo e de dinheiro.
ciclo huntag

Para que o ciclo seja alcançado e com bons resultados, a Huntag conta com:

  • Palavras-chave (tags): organização e facilidade para encontrar os conteúdos registrados;
  • Base única de acesso às imagens de produtos e conteúdos e formato galeria para fácil visualização;
  • Leitura de metadados das imagens;
  • Redução do tamanho de imagem;
  • Validade de conteúdo;
  • Busca avançada;
  • Categorização;
  • Qualificação do conteúdo;
  • Visualização do conteúdo;
  • Colaboração;
  • Governança;
  • Compartilhamentos;
  • Controle de direitos autorais;
  • Dashboards e relatórios;
  • Personalização;
  • Criação de projetos, validação e aprovação;
  • Métricas de qualidade;
  • Sistema simples e com boa experiência para o usuário.
  • E muito mais!

Mais do que funcionalidades essenciais para seu negócio, a Huntag leva soluções para sua estratégia, se tornando uma fonte única de conteúdos, ou seja, com a plataforma todas as áreas, equipes e parceiros ganham um local central para armazenar os ativos, campanhas e produtos.

 

Huntag na prática: case Leroy Merlin

A Leroy Merlin, grande rede de lojas de materiais de construção, acabamento, decoração e jardinagem, conhecida pelo Brasil e no mundo, é um exemplo prático de como a central de mídias faz toda a diferença para a eficiência operacional e organização de produtos.

A loja que conta com muitas informações, imagens e catálogos tinha uma dor justamente sobre seu volume e necessidade de uso e era preciso centralizar as fotos dos produtos em uma única base, assim como os ativos digitais da marca como fotos de loja, materiais de merchandising e comunicação, manuais e certificados.

Com a Huntag, a marca está catalogando mais de 250 mil imagens de produtos e materiais institucionais, centralizando a comunicação, o fácil acesso e distribuição dos conteúdos às equipes internas e parceiros da Leroy Merlin.

“Avaliamos algumas ferramentas de DAM, inclusive internacionais. Optamos pela Huntag principalmente pela simplicidade da plataforma. Ela é extremamente intuitiva, clean e traz a solução para todas as nossas dores atuais. A equipe Huntag é super aberta à feedbacks e com rápida atuação em melhorias. Estamos muito contentes com esta nova parceira”, conta Daniele Sulimam, Digital Product Manager da Leroy Merlin.

Ainda sobre esse cliente, Leonardo Marins, Digital Product Analyst conta mais sobre a prática da ferramenta:

“A Huntag nos ajuda a organizar, centralizar e democratizar todas as produções audiovisuais. Hoje todas as áreas do digital e lojas podem ter acesso a nossas produções, onde garantimos o reaproveitamento das mídias em todos os canais, gerando economia e ganho de produtividade”.

Além de grandes resultados na Leroy Merlin, outros números importantes da Huntag mostram todo nosso potencial no setor de comunicação e marketing:

  • Redução em até 60% o tempo médio de aprovações de conteúdo;
  • Redução em até 30% o índice de refações de conteúdo;
  • Redução de 70% no tempo de busca por imagens.

Investir em ações, processos e ferramentas como o DAM fazem toda a diferença para os processos diários e impactam muitos colaboradores dentro de sua estrutura. Independente do tamanho de seu time e do seu negócio, a centralização e organização de conteúdos é um dos primeiros passos para o sucesso.

O quanto sua eficiência operacional está comprometida graças à descentralização de seus conteúdos e mídias? Aproveite que sabe mais sobre o tema e vire também um case de sucesso! Experimente nossa solução e conte conosco para traçar suas próximas estratégias!

Digital Assets Management para marketing e comunicação

Baixe o infográfico:

Digital Assets Management para profissionais de marketing e comunicação

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